Проблема. Работник купил для компании материалы за свой счет. Нужно возместить его расходы, учесть их при УСН и избежать зарплатных налогов.
Решение. Убедитесь, что работник вправе оплачивать расходы для компании. Если все в порядке, оформите документы и спишите расходы в налоговом и бухгалтерском учете.
Шаг 1. Проверьте формулировки во внутренних документах. Убедитесь, что работник был вправе оплачивать материалы для нужд компании за счет собственных средств. Порядок возмещения работникам понесенных затрат в интересах работодателя должен быть прописан во внутреннем нормативном акте, например в положении об оплате труда.
Если порядок возмещения расходов ранее не прописали, добавьте нужные формулировки в документ. Укажите список работников, которые могут тратить собственные средства, цели расходования личных средств, порядок информирования работодателя о необходимости трат, сроки отчетов работников о потраченных средствах, а также сроки выплаты работникам компенсации.
Шаг 2. Получите заявление от работника и составьте приказ. Попросите работника написать заявление на возмещение понесенных затрат. Возьмите у него подтверждающие документы: кассовый чек, накладную, товарный чек и т. д. Также работник должен составить мини-отчет. Пусть укажет, какие материалы, в каком количестве, для каких целей и на какую сумму он купил (скачайте образцы заявления и отчета работника о расходах). После того как директор компании одобрит заявление и утвердит отчет, составьте приказ о возмещении расходов. Придерживайтесь сроков, которые прописаны во внутреннем нормативном акте компании.
Шаг 3. Отразите расходы в учете. При УСН с объектом «доходы минус расходы» вы вправе списать стоимость материалов в расходы после того, как оприходуете купленные для организации материалы и возместите средства работнику (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК). Расходы впишите в книгу учета на основании платежного документа о выплате компенсации работнику или на основании бухгалтерской справки.
Если вы применяете УСН «доходы», то купленные для организации материалы и выплаченные компенсации на расчет упрощенного налога не повлияют. Вы считаете налог только из доходов, расходы не учитываете.
В любом случае с компенсации расходов не надо удерживать НДФЛ и начислять взносы, так как выплаты связаны с исполнением трудовых обязанностей (абз. 2 п. 1 ст. 217 и абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК). Кроме того, компенсации не являются доходом, то есть экономической выгодой работника (п. 1 ст. 41 НК, письмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65).